Comment Pet’s Rescue France révolutionne sa gestion des appels grâce à Volubile
Découvrez comment Pet’s Rescue France a transformé sa gestion des appels grâce à Volubile : disponibilité 24/7, réduction de la charge mentale, gain de temps et qualité des réponses. Témoignage complet et bonnes pratiques pour les associations.
Dans le secteur associatif, chaque interaction compte. Pour Pet’s Rescue France, association dédiée à la protection animale, la multiplication des appels et la disponibilité limitée des bénévoles représentent un défi majeur. Comment rester joignable, répondre avec précision et préserver la qualité de l’accueil sans épuiser les équipes ? La réponse est venue d’une technologie innovante : l’agent vocal IA Volubile. Ce témoignage retrace le parcours de l’association, ses difficultés avant Volubile, la mise en place de la solution et les bénéfices concrets observés.
Présentation de Pet’s Rescue France
Fondée en 2018, Pet’s Rescue France s’engage à sauver et protéger tous les animaux, sans distinction : malades, âgés, victimes d’abandon ou de maltraitance. L’association fonctionne grâce à un réseau de familles d’accueil et accompagne chaque animal jusqu’à l’adoption. Cette mission repose sur des bénévoles passionnés, mais elle implique une logistique complexe : gérer les appels entrants, orienter les demandes, rassurer les interlocuteurs et documenter chaque interaction.
« On se veut être disponible et avoir un contact avec les personnes. » — Florian Chavignaud, Bénévole, Pet’s Rescue France
Les challenges avant Volubile
Avant l’intégration de Volubile, l’association faisait face à plusieurs problématiques :
1. Volume d’appels élevé et horaires contraints
Les appels arrivaient en continu, souvent en dehors des horaires d’ouverture. Les bénévoles, déjà mobilisés sur d’autres tâches, devaient jongler entre leur vie professionnelle et associative.
« C’est compliqué d’allier les deux pendant mes heures de travail. » — Florian Chavignaud, Bénévole, Pet’s Rescue France
2. Charge mentale importante
La nécessité d’être constamment joignable pesait lourd. Chaque message vocal signifiait un rappel, même pour des réponses négatives, ce qui augmentait le stress et la fatigue.
3. Explications répétitives et chronophages
Lors des périodes où l’association ne pouvait plus prendre en charge d’animaux, il fallait expliquer la situation à chaque appelant, parfois plusieurs fois.
4. Coordination complexe entre bénévoles
Trois bénévoles se relayaient pour répondre, avec des transferts manuels et des rappels multiples. Cette organisation artisanale devenait difficile à maintenir.
Pourquoi Volubile est la solution idéale ?
Face à ces contraintes, Pet’s Rescue France a choisi de mettre en place un agent IA de Volubile: Clara. Objectif : automatiser la prise en charge des appels 24/7/365, offrir des réponses fiables et libérer du temps aux bénévoles.
Disponibilité 24/7
Clara répond immédiatement, même en dehors des horaires. Plus de messages vocaux à traiter, plus de rappels inutiles.
« Clara nous fait aussi gagner beaucoup de temps. » — Florian Chavignaud, Bénévole, Pet’s Rescue France
Réponses claires et homogènes
Pour toutes catégories de demandes, Clara donne une réponse personnalisée et claire aux appelants pour une compréhension sans ambiguïté.
Intégration fluide
Clara envoie un résumé de chaque appel sur l’outil interne de collaboration (Slack), permettant aux bénévoles de suivre les demandes importantes (adoption, famille d’accueil) efficacement.
Interface intuitive
« On a pris la plateforme en main parce qu’elle est vraiment très simple d’utilisation et intuitive… pouvoir avoir le résumé de l’appel, la transcription et l’enregistrement, c’est vraiment super. » — Florian Chavignaud, Bénévole, Pet’s Rescue France
Le processus de mise en place
La mise en œuvre s’est déroulée de manière très fluide, en plusieurs étapes :
- Cadrage des besoins : identification des questions fréquentes et des règles à intégrer.
- Phase de test : ajustement des réponses, correction de la prononciation du nom de l’association.
- Intégration téléphonie et Slack : Clara prend le relais, les bénévoles reçoivent les notifications.
- Amélioration continue : ajustement des scénarios en fonction des retours et des évolutions.
« Dans 99 % des cas, elle répond très bien. Il n’y a aucun souci. » — Florian Chavignaud, Bénévole, Pet’s Rescue France
Les bénéfices clés
- Réduction de la charge mentale : les bénévoles ne sont plus obligés d’être disponibles en permanence.
- Gain de temps : moins de rappels, moins d’explications répétitives.
- Qualité des réponses : homogénéité et clarté.
- Traçabilité : accès aux transcriptions et enregistrements pour améliorer les scénarios.
- Sérénité : l’association peut se concentrer sur sa mission principale.
« Franchement, on est très content, vraiment de la qualité des réponses… c’est assez cool. » — Florian Chavignaud, Bénévole, Pet’s Rescue France
Conclusion
Pour Pet’s Rescue France, Volubile n’est pas qu’un outil : c’est un partenaire stratégique qui leur permet de rester disponibles, de répondre efficacement aux nombreux appels et de libérer du temps pour ce qui compte vraiment : sauver des animaux.
